עוזר חשב - תפקיד ראשון אחרי התמחות Assistant Controller
Updated: May 8, 2020
מה עושה עוזר חשב? זה מתאים לי?
אז לא מזמן סיימתי שנתיים וחצי של עבודה במחלקת ביקורת היי-טק באחד המשרדים הגדולים ותמיד סיקרן אותי מה זה אומר להיות עוזר חשב? איך נראה היום יום? מה באמת עושים שם? האם ההתמחות במחלקת היי טק תורמת לי לתפקיד הבא?
אז ככה!
אחרי שנתיים וחצי במשרד כשאני מתלבט עם עצמי במשך כל השנה האחרונה האם להמשיך במשרד או בחוץ? איך? לאן? מתי? קיבלתי החלטה שלהמשיך במשרד לא יתן לי את הכלים שאני רוצה להשיג, הראיה העסקית הבסיסית וגם נגיעה ב"עבודה השחורה" מאחורי הקלעים.
אז אחרי חמישה חודשים בתפקיד עוזר חשב אני רושם כאן את הרשמים הראשונים שלי.
קודם כל היה לי חשוב להגיע לחברה בתחום ההיי טק, לתפקיד עם נגיעה בביזנס, חשיפה לכמה שיותר סוגיות, אחריות, חברה שיש לה מגוון של מערכות מידע ומצד שני שיהיה שילוב של יחס עבודה בית נח ופחות לחצים מההתמחות, עבודה מסודרת מה שנקרא. אני כבר אציין שיחס עבודה בית לא תמיד מתקיים (הגעתי בתקופה של דו"ח חציוני, עזיבת עובדים, הוספת מערכת מידע ורכישת חברה), ויש הרבה לחץ ביום יום, אבל האחריות, החשיפה לביזנס ולכל סוגי הדיווחים היא ברמה הגבוהה ביותר שיכולתי לבקש.
אחרי שהתחלתי לעבוד הבנתי שאין תפקיד עוזר חשב מוגדר וקבוע, אלא בכל חברה זה נראה אחרת לגמרי, לחלוטין.
אז המשימות שלי מתחלקות למשימות חודשיות קבועות, ומשימות משתנות.
המשימות החודשיות הן (ואני אפרט על כל אחת מהן בקצרה בהמשך): סגירת חודש, תהליך תשלום לספקים (Payment Round), תהליך הפקת חשבוניות, בדיקת רווח והפסד ברמה החודשית, עבודה שוטפת עם הביזנס, עבודה שוטפת עם הנהלת החשבונות, בדיקת חבילות דיווח של חברות בנות, הכנת דיווח לבורד, הכנת דיווח להנהלה.
ומשימות משתנות, כמו הכנת תקציב, תחזיות, הכנת דוחות להנהלה לפי פרמטרים מיוחדים, טיפול בבעיות שוטפות, דוחות כספיים כולל הכנת ניירות עבודה תומכים כמו דוח תזרים מזומנים, הפרשה למס, מחירי העברה וכו'.
יש גם עבודה שחורה כמו להכניס את הפקודות הנוספות, לעדכן את כל הדוחות בגלל עדכון מספר, ועוד הרבה בעיות יומיומיות סיזיפיות, אבל זה חלק מהעבודה. לפעמים ההרגשה היא שחזרתי להתמחות, צריך ללמוד המון דברים מאפס. זה קל יותר בגלל הכלים שרכשתי במשרד אבל עדיין המון למידה תחת לחץ.
יש תפקידים בהם החשב הוא זה שאחראי על המשימות שציינתי לעיל ואף איש כספים בכיר יותר, תלוי בגדול החברה ובכח אדם בחברה.
אני עובד במטה החברה ולכן תחת מחלקת הכספים שלנו יש הרבה חברות שמדווחות ומעבירות אלינו חבילות דיווח עליהן אנחנו צריכים לעבור ולבדוק אותן ממש כמו בביקורת במשרד רו"ח.
עד השעות הקטנות
אז כמה מילים על כל אחת מהמשימות החודשיות:
סגירת חודש
במהלך החודש יש פעילות של החברה, עובדי הביזנס סוגרים עסקאות, הנהלת חשבונות מפיקים חשבוניות, יש הוצאות בגין כל עסקה, מנהלת חשבונות משלמת לספקים, כשנגמר החודש, מרכזים את כל הפעילות שנסגרה ובודקים שכל הדוחות מעודכנים, מרכזים את ההכנסות החודשיות, ההוצאות החודשיות, מחשבים את הרווח הגולמי החודשי, ומכינים דיווחים להנהלה, כאשר מפרטים בכל חודש את הרווחיות בסניפים, הלקוחות הגדולים, הספקים בגדולים, לקוחות חדשים וכו' וכומובן מוודאים שהכל קיבל ביטוי ב SAP/Netsuit וכו'.
תשלום לספקים
משלמים לספקים פעמיים במרוכז במהלך החודש, כשצריך לבדוק התאמה של הוצאה לסכום שישולם, שלא מכניסים ספק לחובה, אם יש ספק שהוא גם לקוח לבדוק אפשרות קיזוז כשאנחנו תמיד מגדרים את עצמנו תזרימים ובקרות נוספות. במידה ויש לקוחות גדולים שלא שילמו, לבדוק מה קורה עם תשלומים לספקים בגין אותו לקוח ועוד סוגיות מעניינות.
הפקת חשבוניות
מדי שבוע מפיקים חשבוניות ללקוחות על מנת לגבות את הכסף על השירות, גם כאן מדובר בבקרות לפני שמאשרים להפיק חשבוניות, וצריך לקיים מעקב מדויק אחר כל חשבונית ושינוי בחשבונית במהלך החודש. עד שלא נפיק חשבונית לא נוכל לגבות את הכסף, לכן צריך להיות עם האצבע על הדופק.
בדיקת רווח והפסד חודשי
במהלך החודש עוברים על כל הכרטסות ובדוקים שכל מה שאנחנו מצפים משתקף נכון בספרים, שלא שכחנו לרשום הוצאה או הפרשה, דומה לעבודת הביקורת אבל סף מהותיות כאן הוא נמוך מאוד מכיוון שמדובר בכסף של החברה. בנוסף צוללים לתוך הספקים של החברה ולומדים להכיר את כל מה שקורה בחברה, זה מכניס אותך לעניינים ועוזר להבין את התמונה.
בדיקת חבילות דיווח של חברות בנות
חברות בנות מעבירות באופן חודשי חבילת דיווח שכוללת הרבה קבצים, כמו רווח והפסד, מאזן, רווח גולמי, ועוד הרבה מסמכים. צריך לעבור על החבילה ולבדוק אותה ממש כמו בעבודת הביקורת, לשלוח שאלות לחשב/סמנכ"ל כספים האחראי ולוודא שהכל נרשם כמו שצריך.
הכנת דיווח להנהלה
דיווחים חודשים להנהלה על רווחיות סניפים, לקוחות מהותיים וחדשים, סוגיות מהותיות שהיו בחודש הנוכחי והכל בצורה ברורה ונוחה להבנה. גם כאן הניסיון ממחלקת הביקורת יכול לעזור בכך שאנחנו יודעים לקחת המון נתונים, להבין אותם ולשקף אותם למנהלים לצורך קבלת החלטות בזמן אמת.
הכנת דיווח לבורד
אחת לחודש צריך לדווח לבורד את הנתונים של כל הקבוצה, ברמת פעילויות, דוח מאוד מפורט וגדול, שכולל את הכל. זה מאוד מסכם את לב העבודה של החשב או עוזר חשב. עלינו לדווח את הנתונים באופן המדויק ביותר, מכיוון שעל בסיס טיב הדיווח והפירוט, הנהלת החברה תקבל החלטות עסקיות, כמו סגירת סניפים, פתיחת סניפים, צמצום פעילות אחת והגדלת משאבים בפעילות אחרת. פה חייבים להשקיע את מירב המאמצים.
בגדול יש עוד הרבה מה לכתוב אבל נשאיר משהו לכתבה הבאה.
מקווה שהבהרתי קצת את התמונה.
בהמשך למאמר שרשמתי צירפתי שתי כתבות ענייניות של ערן בן חורין שמצאתי ברשת
וממש אהבתי: